ניהול ספקים- האם אתם מנהלים את זה נכון?

אורטל שלום - ייעוץ וניהול פרוייקטים באיכות ורגולציה של מזון

ניהול ספקים הוא חלק קריטי בניהול איכות בארגון, במיוחד בתעשיות בהן תהליכי הייצור והשירות תלויים באיכות החומרים, הרכיבים והשירותים המתקבלים מספקים חיצוניים.

על פי תקן ISO 9001:2015 , הארגון אחראי לוודא כי הספקים החיצוניים עומדים בדרישות ומספקים מוצרים או שירותים בהתאם לסטנדרטים שהוגדרו:

"הארגון חייב להבטיח שהתהליכים, המוצרים והשירותים המסופקים חיצונית עומדים בדרישות. עליו לקבוע וליישם קריטריונים להערכה, בחירה, מעקב ובחינה מחדש של ספקים חיצוניים בהתבסס על יכולתם לספק תהליכים, מוצרים ושירותים בהתאם לדרישות."

📌 מהם האתגרים המרכזיים בניהול ספקים?

עסקים רבים בוחרים ספקים מתוך שיקולים של זמינות, מחיר או קשרים עסקיים עוד לפני שבוצעה הערכה מקדימה של התאמתם לארגון. גישה זו עלולה לגרום לבעיות חמורות כגון:
❌ חוסר התאמה לדרישות רגולציה – ספק שאינו עומד בתקנים יכול לגרום לעיכובים או לפסילת מוצרים.
❌ השלכות כלכליות – אי עמידה באיכות או בלוחות זמנים יכולה להוביל להפסדים משמעותיים.
❌ קושי בהחלפת ספקים – ברגע שספק משתלב בתהליכי העבודה, שינוי ספקים הופך להיות מורכב ולעיתים לא אפשרי.

כיצד ISO 9001:2015 מסדיר את ניהול הספקים?

תקן ISO 9001:2015  מספק מסגרת ברורה לניהול ספקים ומחייב ארגונים להקים מערכת מבוססת נתונים להערכה ובחירה של ספקים חיצוניים.

1. הגדרת קריטריונים להערכת ספקים:

הארגון נדרש לקבוע קריטריונים ברורים לבחירה של ספקים בהתאם:
✔️ לעמידה בדרישות איכות (למשל, אישור ISO 9001, HACCP, GMP וכו)
✔️ ליכולת עמידה בלוחות זמנים והיקפי אספקה.
✔️ לדרישות הרגולציה וההתאמה המשפטית.

כיצד ליישם?
📌 יש לקבוע רשימת פרמטרים להערכת ספקים (טבלאות ניקוד, מדדי איכות, הסמכות תקן וכו').
📌 נדרש לבצע בקרה מסודרת על כלל הספקים ולוודא שכל ספק נבדק לפי אותם מדדים.

2. ביצוע הערכת ספקים לפני תחילת עבודה:

לפני החתימה על חוזים, הארגון מחויב לבדוק את רמת ההתאמה של הספק באמצעות:
✔️ מבדקי איכות באתר הספק – לבדיקת תנאי הייצור והנהלים.
✔️ ניתוח דוחות, תעודות איכות ומסמכים – בדיקת תהליכי הבקרה של הספק ועמידתו בדרישות האיכות .
✔️ בדיקות רגולציה – האם הספק עומד בדרישות תקנים רלוונטיים?

💡 טיפ ליישום:
✅ מומלץ להשתמש ברשימת תיוג סטנדרטית לבדיקת ספקים כדי לוודא שכל הספקים נבחנים באופן שווה.
✅ אם מדובר בספק קריטי, כדאי לבצע ביקור פיזי במתקני הייצור לפני ההתקשרות.

3. מעקב ובקרה שוטפים על ספקים :

התקן מחייב ארגונים לבצע מעקב מתמשך אחרי ביצועי הספקים ולא להסתפק רק בבחירה הראשונית.

מה כולל מעקב אפקטיבי?
✔️ בדיקות איכות תקופתיות על מוצרים שהתקבלו.
✔️ חוות דעת של מחלקות פנימיות המשתמשות בשירותי הספק.
✔️ ניתוח נתונים היסטוריים – האם חלו חריגות באיכות או בעמידה בלוחות הזמנים?
✔️ קיום פגישות סדירות עם הספקים לצורך שיפור תהליכים.

💡 יישום בפועל:
✅ שימוש במערכת ERP  לניהול ספקים –  מעקב אחר משלוחים, חריגות איכות ומועדי אספקה.
✅ דרישה להסמכה תקופתית – חידוש תעודות ISO או תקני איכות רלוונטיים אחת לשנה.

4. בחינה מחדש של ספקים:

התקן דורש לבחון מחדש את הספקים כדי לוודא שהם ממשיכים לעמוד בדרישות לאורך זמן.

מה חשוב לבדוק?
✔️ שינויים ביכולת הייצור או השירות של הספק
✔️ עמידה בדרישות האיכות (תוצאות בדיקות מעבדה)
✔️ משוב פנימי – בדיקת שביעות רצון מהמוצר או השירות של הספק.

✔️ חידוש מסמכי רגולציה ואישורים

💡 יישום נכון:
✅ הגדרת מדדי KPI לספקים כגון: זמן אספקה, אחוזי תקלות, ציון בביקורות.
✅ אם ספק לא עומד בדרישות – קביעת תוכנית תיקון או חיפוש ספק חלופי.

במידה ויש הרבה ספקים לנהל, מומלץ להיעזר בתוכנה או פלטפורמה לניהול ספקים.

📢 מסקנות – למה חשוב לנהל ספקים לפי ISO 9001 ?

✔️ הימנעות מטעויות יקרות – ספקים נבחנים לפני התקשרות, מה שמונע הפתעות לא נעימות.
✔️ שיפור ביצועים – ספקים שנמצאים תחת פיקוח משפרים את עמידתם בלוחות הזמנים ואיכות המוצרים.
✔️ מניעת סיכונים רגולטוריים – עומדים בתקנים נדרשים ומונעים בעיות משפטיות.
✔️ יכולת ניהול משברים – במקרה של כשל אצל ספק, הארגון כבר ערוך עם תוכנית מגירה להמשך עבודה עם ספקים אחרים.

💡 איך אני יכולה לעזור?

אני מתמחה בהקמת מערכות ניהול ספקים מבוססות תקן ISO 9001:2015, כולל:
✅ בניית קריטריונים להערכת ספקים והטמעתם בארגון
✅ פיתוח תהליכי מעקב ובקרה אפקטיביים
✅ ייעוץ במבדקי ספקים ובניית תוכנית אפקטיבית

📢 מעוניינים לשפר את ניהול הספקים שלכם?
צרו קשר ואשמח לעזור