הקמת מערך איכות – שלב ההטמעה

אורטל שלום - ייעוץ וניהול פרוייקטים באיכות ורגולציה של מזון

הטמעת מערכת איכות בארגון מחייבת יישום מעשי ותרבות ארגונית שמבוססת על שיפור מתמיד.

אחד האתגרים המרכזיים בתהליך זה הוא להפוך את הנהלים שנכתבו במסמכים לפרקטיקות יומיומיות שהעובדים מאמצים בפועל.

במאמר זה נסביר כיצד ניתן להטמיע נהלים באופן מיטבי, נציג דוגמאות מהשטח וניתן המלצות יישומיות.

1. מה אומר התקן?  הדרישות התקניות להטמעת נהלים לפי ISO 9001:2015

הארגון מחויב לתעד, לנהל ולתחזק מידע מתועד, כלומר – לכתוב וליישם נהלים התומכים בניהול איכות אפקטיבי . עם זאת, התקן מדגיש גם את הצורך שהנהלים יהיו ברורים, ישימים ומובנים לכלל העובדים .

מה זה אומר בפועל? כתיבת נהלים היא רק השלב הראשון – השלב הקריטי הוא להבטיח שהעובדים מבינים, מיישמים ומשתמשים בנהלים במהלך עבודתם.

2.  אתגרים מרכזיים בהטמעת נהלים בארגון:

חוסר מודעות או התנגדות של עובדים – אם העובדים אינם מבינים מדוע יש צורך בשינוי, הם לא יאמצו אותו.

נהלים מורכבים מדי – כאשר נהלים מנוסחים בצורה טכנית או לא ברורה, הם לא ישמשו את העובדים בפועל.

חוסר אכיפה ופיקוח – ללא מעקב, עובדים עשויים לחזור להרגלים הישנים.

💡 כדי להתגבר על האתגרים הללו, נדרשת אסטרטגיה מובנית של הטמעה.

3. המלצות פרקטיות להטמעת נהלים בצורה יעילה:

א. יצירת מחויבות ושיתוף פעולה

✔ הסבר ה"למה –" יש להציג לעובדים מדוע הנהלים נחוצים וכיצד הם תורמים ליעילות ושיפור הארגון.

✔ מעורבות העובדים בפיתוח הנהלים – לשתף את הצוותים בכתיבת והגדרת הנהלים כדי ליצור מחויבות גבוהה יותר ליישומם.

✔ מנהיגות דוגמה אישית – ההנהלה צריכה ליישם את הנהלים באופן אישי ולתמוך בעובדים בשטח.

ב. הנגשת הנהלים ופישוטם

✔  שימוש בשפה ברורה ופשוטה – להימנע מכתיבה משפטית יבשה ולהשתמש בדוגמאות מוחשיות

✔ תרשימים וסרטונים – ניתן להשתמש באינפוגרפיקות, מדריכים חזותיים וסרטוני הדרכה כדי להמחיש את הנהלים.

✔  קיצור והדגשת מידע חיוני – במקום מסמכים ארוכים, יש לייצר תקצירים, דפי מידע ותמציות לכל נוהל.

ג. הדרכות וחניכה מעשית

✔ סדנאות והדרכות שטח – במקום להסתפק בהרצאות, יש לקיים תרגולים מעשיים במקום העבודה.

✔מינוי "שגרירי איכות –" עובדים ותיקים יכולים להוביל את ההטמעה בקרב צוותיהם.

✔בדיקות הבנה תקופתיות – לקיים מבחנים קצרים או סקרי שביעות רצון כדי לוודא שהעובדים אכן מבינים את הנהלים.

ד. מעקב, פידבק ושיפור מתמיד

✔ ביצוע מבדקי יישום – לבחון האם הנהלים מיושמים בפועל, ולתקן היכן שנדרש.

✔מנגנוני משוב רציפים – לאפשר לעובדים להציע שיפורים והתאמות כדי לשפר את הנהלים

✔ פרסום הצלחות – להראות דוגמאות מעשיות להצלחה כתוצאה מיישום הנהלים, כדי לחזק את המוטיבציה.

סיכום – איך מבטיחים שהנהלים יעבדו עבורכם?

* להתמקד ביישום מעשי ולא רק בתיעוד.

* לשתף את העובדים בתהליך הפיתוח וההטמעה.

* להפוך את הנהלים לנגישים, פשוטים ומובנים.

* לעקוב, לבדוק ולשפר באופן מתמיד.

הצלחה של מערכת ניהול איכות לא נמדדת במספר הנהלים הכתובים, אלא במידת היישום שלהם בפועל.

רוצים ליישם מערכת איכות בארגון שלכם?

מוזמנים לפנות לייעוץ והכוונה מקצועיים לבניית תהליך פשוט ואפקטיבי