מקומה של מערכת ניהול איכות (QMS) בתהליכי ניהול משברים בארגונים

אורטל שלום - ייעוץ וניהול פרוייקטים באיכות ורגולציה של מזון

בעידן העסקי המודרני, ארגונים ניצבים בפני שורה של אתגרים מורכבים ובלתי צפויים, המאיימים על יציבותם, תפקודם ואף על עצם קיומם. אירועים כמו אסונות טבע, משברים כלכליים, בטחונים, תקלות טכנולוגיות, שיבושים בשרשרת האספקה ומגפות עולמיות הפכו לחלק בלתי נפרד מהנוף העסקי.

לנוכח תדירותם ועוצמתם הגוברת של משברים אלה, ניהול משברים יעיל הפך להיות לא רק יתרון תחרותי, אלא צורך קיומי עבור כל ארגון.

ניהול משברים אפקטיבי מחייב גישה שיטתית ומובנית, המאפשרת לארגון לזהות סיכונים פוטנציאליים, להיערך להם, להגיב בצורה מהירה ומאורגנת בעת התרחשות משבר, וללמוד מהאירוע כדי לשפר את מוכנותו העתידית.

בהקשר זה, מערכת ניהול איכות (QMS) מתגלה ככלי אסטרטגי רב עוצמה, המסייע לארגונים להתמודד ביעילות עם משברים על ידי הטמעת תרבות של מצוינות, שיפור מתמיד וניהול סיכונים שיטתי.

בנוסף, משבר איכותי יכול להוביל לא רק לפסילת מוצר או ריקול, אלא גם לפגיעה באמון הצרכנים, סנקציות רגולטוריות ואף השבתה כוללת של קווי ייצור.

אבל מה באמת קובע את עוצמת הפגיעה?
לא רק התקלה – אלא התגובה אליה.

וזו בדיוק הנקודה בה מערך האיכות הופך למשתתף מרכזי – ולעיתים למנהל בפועל – של תהליך ניהול המשבר.

דוגמאות: כך איכות משתלבת (או מובילה) בניהול משברים:

📌 איתור סיכון במקור
במקרים רבים, יחידת האיכות היא הראשונה שמזהה חריגה: בין אם בבדיקת תוויות, תוצאות מעבדה או אי התאמה בפורמולציה. היא גם זו שמניעה חקירה ראשונית ושומרת את כל תיעוד האצווה הרלוונטי.

📌 שליטה באירוע והגבלת הפצה
כשהתקבלו דיווחים על חשש לנוכחות מרכיב רגיש (למשל אלרגן לא מסומן), מערך האיכות יבצע חסימה מידית של משלוחים, יצור קשר עם הלקוחות וינהל את הסיכון.

📌 ניהול תקשורת מול רשויות
כשהמשבר מתפתח, אנשי האיכות הם אלה שמכירים את הדרישות הרגולטוריות, יודעים אילו טפסים למלא ואילו דיווחים למסור לרשויות כמו משרד הבריאות.

📌 יישום פעולות מתקנות ומעקב
לאחר סיום המשבר, פונקציית האיכות מובילה תהליך של תיקוף מערכות, ניתוח שורש, עדכון נהלים והדרכות רלוונטיות – כדי למנוע חזרת המקרה.

הקונפליקט המובנה: בין עצירה לגמישות

פונקציית האיכות ממלאת תפקיד קריטי – היא תמרור האזהרה, המבקר, הסמן האדום. אבל באותו זמן היא חלק מארגון כלכלי ששואף לשמור על רציפות תפעולית, לעמוד ביעדים ולמנוע השבתות.

❝אז מה עושים כשהאיכות אומרת "עצור", וההנהלה לוחצת על "סע"?❞

במצבי משבר, הפער הזה מחריף – ולעיתים נדרש לקבל החלטות במהירות, כאשר המידע חלקי.
כאן חשוב להבטיח:

• שהאיכות תהיה מעורבת בשלב קבלת ההחלטות, ולא רק בדיעבד.
• שההנהלה תכיר במעמד העצמאי והמקצועי של מנהל/ת האיכות, גם אם אין לו שיקולים מסחריים.
• שהתרבות הארגונית לא תעודד "עקיפה" של בקרות בעתות לחץ.

המלצות יישומיות:

1. שלבו את מנהלי האיכות בצוות ניהול המשברים באופן רשמי ומוגדר.
2. ערכו סימולציות של תרחישים – והשקיעו בהן, כולל התמודדות עם קונפליקטים אמיתיים בין שיקולי איכות לשיקולי עסק.
3. הגדירו גבולות גזרה: מהם הסיכונים עליהם יש חובה לעצור את הפעילות באופן מידי.
4. צרו שפה משותפת בין פונקציות – כך שהאיכות לא תיתפס כמעכבת, אלא כמשמרת ערך.

הטמעת מערכת לניהול איכות, QMS , כחלק ממערך ניהול המשברים דורשת התמודדות עם אתגרים מעשיים. שילוב תרבות ניהול איכות בתרבות הארגונית הקיימת עשוי להיות תהליך מורכב הדורש זמן ומאמץ. הבטחת מחויבות והשתתפות של כלל העובדים בהטמעת QMS לניהול משברים היא חיונית להצלחה.

התאמת QMS לצרכים הייחודיים של הארגון ולסוגי המשברים הספציפיים שהוא עלול להתמודד איתם היא קריטית ליעילות המערכת.

שמירה על איזון בין הקפדה על נהלים וגמישות בתגובה למשבר היא אתגר מתמשך.

צריכים עזרה או ליווי בהתארגנות לניהול משברים? צרו קשר